Termin płatności faktury: jak liczyć dni
- Najpierw sprawdź umowę. Może wskazywać konkretną datę albo zdarzenie, od którego biegnie umówiony termin.
- Między firmami granicą jest 60 dni. Gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a Ty jesteś MŚP, granica jest twarda.
- Podmiot publiczny ma 30 dni. Podmiot leczniczy 60.
- Ustawowe limity liczy się co do zasady od otrzymania faktury. Przy zwykłej fakturze ustrukturyzowanej jest to dzień nadania numeru KSeF.
01Umowa i ustawowy punkt odniesienia
Najpierw sprawdź brzmienie umowy. Termin wymagalności może wynikać z konkretnej daty, z liczby dni od otrzymania faktury albo z innego zdarzenia określonego przez strony.
Art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych: „Termin zapłaty określony w umowie nie może przekraczać 60 dni, liczonych od dnia doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi, chyba że strony w umowie wyraźnie ustalą inaczej i pod warunkiem że ustalenie to nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela, z wyłączeniem ust. 2a”.
Ten przepis nie zastępuje każdego umownego sposobu ustalenia wymagalności. Wyznacza punkt, od którego ustawa liczy limity 60 dni, a w relacji z podmiotem publicznym 30 albo 60 dni. Jeżeli daty otrzymania faktury nie można ustalić lub faktura została otrzymana przed dostawą, art. 7 ust. 4 i art. 8 ust. 5 odsyłają do dnia otrzymania towaru lub usługi.
„Każdy termin na fakturze liczy się zawsze od dnia jej wystawienia.”
Sprawdź umowę i datę otrzymania faktury. Umowa określa wymagalność, a ustawa od otrzymania faktury liczy własne limity. To mogą być dwie różne daty.
Przy zwykłej fakturze ustrukturyzowanej nie ustalasz tej daty na podstawie e-maila. Fakturę uznaje się za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF. Wynika to z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT. Zachowaj UPO KSeF albo systemowe potwierdzenie z datą nadania numeru.
Potwierdzenie odbioru e-maila lub przesyłki ma znaczenie dopiero wtedy, gdy faktura jest zgodnie z prawem przekazywana poza KSeF. Dotyczy to między innymi niektórych nabywców wskazanych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Osobne zasady obowiązują podczas awarii systemu. Zasady wystawiania i otrzymywania faktur w KSeF.
027 i 14 dni, czyli terminy z umowy
Siedem i czternaście dni to częste terminy na polskich fakturach. Ustawa o opóźnieniach w transakcjach handlowych ich nie narzuca. Wynikają z umowy albo przyjętego sposobu rozliczeń.
Ustawa nie ustala terminu minimalnego. Możesz umówić się na siedem dni, trzy dni albo płatność przy odbiorze. Ustawa wkracza dopiero wtedy, gdy termin robi się długi, bo jej celem jest ochrona wierzyciela przed czekaniem w nieskończoność.
Krótki termin ma jednak swoją cenę i warto o niej pamiętać przy negocjacjach. Jeżeli wpiszesz siedem dni kontrahentowi, który księguje faktury w cyklu dwutygodniowym, nie przyspieszysz płatności. Wyprodukujesz opóźnienie, które będzie trzeba obsłużyć.
0330 i 60 dni, czyli granice narzucone przez ustawę
Te dwie liczby są w ustawie i każda działa inaczej. Poniższa tabela to najkrótsze możliwe podsumowanie.
Firma → podmiot publiczny
maks. 30 dniArt. 8. Termin w umowie nie może przekraczać 30 dni od otrzymania faktury.
Firma → publiczny podmiot leczniczy
maks. 60 dniWyjątek przewidziany wprost w art. 8 dla podmiotów leczniczych.
Firma → firma, na zasadach ogólnych
60 dni, z furtkąArt. 7 ust. 2. Dłuższy termin jest możliwy, ale musi być wyraźnie ustalony w umowie i nie może być rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela.
MŚP → duży przedsiębiorca
60 dni, twardoArt. 7 ust. 2a. Gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro, mały albo średni, furtki nie ma. Przy płatnościach w częściach limit stosuje się do każdej części.
Ostatni wiersz jest najważniejszy dla małych firm i najrzadziej znany. Jeżeli duży kontrahent proponuje Ci 90 dni, a Ty jesteś mikroprzedsiębiorcą, taki zapis jest sprzeczny z ustawą. Skutek nie polega na tym, że umowa upada.
Art. 7 ust. 3: „Jeżeli termin zapłaty został określony w umowie niezgodnie z ust. 2 albo ust. 2a, wierzycielowi, który spełnił swoje świadczenie, po upływie 60 dni liczonych od dnia doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi, przysługują odsetki, o których mowa w ust. 1”.
Skutek jest szerszy niż samo prawo do odsetek. Zgodnie z art. 13 ust. 2 zamiast postanowienia naruszającego art. 7 ust. 2 albo 2a stosuje się termin 60 dni. Po jego upływie wierzyciel może naliczać odsetki na zasadach z art. 7. Tekst ustawy w ELI.
04Odsetki, zanim płatność się opóźni
To jest mechanizm, o którym większość przedsiębiorców nie wie, a który potrafi zmienić rachunek przy dużych kontraktach.
Art. 5: „Jeżeli strony transakcji handlowej, z wyłączeniem podmiotu publicznego będącego podmiotem leczniczym, przewidziały w umowie termin zapłaty dłuższy niż 30 dni, wierzyciel, który nie jest dużym przedsiębiorcą, może żądać odsetek ustawowych po upływie 30 dni, liczonych od dnia spełnienia swojego świadczenia i doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi, do dnia zapłaty, ale nie dłużej niż do dnia wymagalności świadczenia pieniężnego”.
Przeczytaj jeszcze raz końcówkę. Odsetki biegną do dnia wymagalności, czyli za okres, w którym płatność wcale nie jest jeszcze spóźniona.
Jesteś małym przedsiębiorcą. Umówiłeś się na 60 dni. Usługę wykonałeś, a faktura otrzymała numer KSeF 1 marca. Kontrahent płaci punktualnie sześćdziesiątego dnia.
- Dzień zerowy to 1 marca, czyli dzień nadania fakturze numeru KSeF po wykonaniu usługi.
- Trzydziestodniowy okres kończy się 31 marca.
- Po jego upływie, czyli od 1 kwietnia, możesz żądać odsetek ustawowych do dnia wymagalności, mimo że płatność nie jest jeszcze spóźniona.
- Kontrahent płaci w terminie i jest przekonany, że sprawa jest zamknięta.
Za trzydzieści dni „bezpiecznego” czekania należą Ci się odsetki.To nie jest kara dla dłużnika za spóźnienie, tylko cena za długi termin. Ustawa mówi wprost: chcesz płacić po dwóch miesiącach, to zapłać za ten komfort.
Uwaga na dwa zastrzeżenia. Uprawnienie przysługuje wierzycielowi, który nie jest dużym przedsiębiorcą, i nie działa, gdy dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy.
05Rekompensata, o którą nikt się nie upomina
Rekompensata powstaje, gdy nabywasz prawo do odsetek za opóźnienie z art. 7 ust. 1 albo art. 8 ust. 1. Nie należy jej utożsamiać z odsetkami przed wymagalnością z art. 5. Działa bez wezwania i bez wykazywania kosztów do wysokości ustawowego ryczałtu.
Wartość świadczenia do 5000 zł
40 euroPowyżej 5000 zł, poniżej 50 000 zł
70 euroCo najmniej 50 000 zł
100 euroRównowartość w złotych ustala się po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności świadczenia. Jeżeli realne koszty odzyskiwania należności przekroczyły tę kwotę, możesz żądać ich zwrotu ponad rekompensatę. Roszczenie o rekompensatę nie podlega cesji.
Przy dziesięciu odrębnych transakcjach handlowych z niezapłaconymi w terminie świadczeniami po 20 tys. zł może to być łącznie siedemset euro. Sama liczba faktur nie rozstrzyga sprawy, ponieważ art. 10 ust. 3 wiąże rekompensatę z transakcją handlową. Przy płatności w częściach stosuje się dodatkowo art. 11 ust. 2.
06Co z tego zapisać w umowie
Ustawa działa niezależnie od tego, czy o niej wiesz. Umowa może natomiast usunąć spory, zanim powstaną. Trzy rzeczy warte doprecyzowania:
- Data otrzymania faktury. Przy KSeF odwołaj się do dnia nadania numeru KSeF. Dla faktur zgodnie z prawem przekazywanych poza systemem wskaż kanał doręczenia i sposób potwierdzenia odbioru. Nie opieraj rozliczenia wyłącznie na dacie wystawienia.
- Moment wykonania świadczenia. Odsetki z art. 5 wymagają zarówno spełnienia świadczenia, jak i otrzymania faktury. Protokół odbioru bywa tu rozstrzygający.
- Harmonogram płatności w częściach. Przy limicie z art. 7 ust. 2a stosuje się go do każdej części osobno. Zapisz go jednoznacznie.
Więcej o konstruowaniu takich zapisów znajdziesz w materiale o umowie B2B. Same daty policzysz w kalkulatorze terminów, w którym dodałem osobne narzędzie do terminu płatności.
Stan prawny: 22 sierpnia 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy konkretnej umowy. Ustawa nie obejmuje wszystkich transakcji, a część wyłączeń wynika z jej art. 3.
Mateusz Kozłowski
Zajmuję się prawem spółek i umowami gospodarczymi. Sprawdzam zapisy o terminach zapłaty i odsetkach, zanim trafią do podpisu, oraz przy sporach o zapłatę.
Kontrahent narzuca długi termin płatności
Sprawdzę, czy proponowany zapis mieści się w granicach ustawy i co Ci przysługuje mimo jego brzmienia. Jeżeli faktura jest już niezapłacona, policzę odsetki i rekompensatę.