Zaległe sprawozdania finansowe: jak nadrobić kilka lat
- Kogo dotyczy: każdej spółki w KRS, także takiej, która nie prowadziła żadnej działalności.
- Trzy terminy: 3 miesiące na sporządzenie, 6 miesięcy na zatwierdzenie, 15 dni na złożenie do rejestru.
- Ryzyko: grzywna z postępowania przymuszającego, odpowiedzialność karna kierownika jednostki.
- Najgorszy scenariusz: rozwiązanie spółki przez sąd bez przeprowadzania likwidacji.
01Trzy terminy, które trzeba znać
Obowiązek sprawozdawczy to nie jeden termin, tylko trzy następujące po sobie. Zaległość powstaje zwykle dlatego, że ktoś pilnował pierwszego, a przegapił ostatni.
Ostatni punkt jest najczęściej pomijany. Brak zatwierdzenia nie zawiesza obowiązku złożenia. Spółka, która nie zebrała wspólników na zgromadzeniu, nie przestaje być zobowiązana wobec rejestru, tylko dokłada sobie drugie złożenie.
02Kto za to odpowiada
Odpowiada kierownik jednostki, czyli w spółce z o.o. zarząd. Nie księgowa, nie biuro rachunkowe i nie wspólnicy.
Powierzenie ksiąg zewnętrznemu biuru niczego tu nie zmienia. Umowa z biurem może mieć znaczenie w rozliczeniach między Wami, ale wobec sądu rejestrowego adresatem obowiązku pozostaje zarząd. To ta sama logika, którą opisuję przy odpowiedzialności zarządu za podatki spółki: funkcja rodzi obowiązek, niezależnie od tego, kto faktycznie wykonuje pracę.
Niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym jest przestępstwem. Ustawa o rachunkowości przewiduje za to grzywnę albo karę ograniczenia wolności. Odpowiedzialność jest osobista i dotyczy kierownika jednostki, a nie samej spółki.
03Postępowanie przymuszające
Sąd rejestrowy nie czeka w nieskończoność. Gdy stwierdzi brak dokumentów, uruchamia procedurę, która ma jeden cel: wymusić ich złożenie.
Art. 24 ust. 1: „[…] sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia – wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin."
Art. 24 ust. 1b: „Wezwań w postępowaniach, o których mowa w ust. 1 i 1a […], sąd dokonuje pod rygorem zastosowania grzywny […]. W przypadku niewykonania obowiązków w terminie sąd rejestrowy nakłada grzywnę na obowiązanych."
Dostajesz 7 dni i ostrzeżenie. Jeśli nic nie zrobisz, sąd nakłada grzywnę. Grzywna nie zastępuje obowiązku, więc dokumenty i tak trzeba złożyć.
To ostatni moment, w którym sprawę da się zamknąć stosunkowo tanio. Wezwanie z sądu bywa jednak odbierane pod starym adresem albo przez osobę, która nie przekazuje go dalej, i wtedy zaległość rośnie bez wiedzy zarządu. Warto sprawdzić, czy dane adresowe w rejestrze są aktualne, o czym piszę przy zmianie siedziby i adresu spółki.
04Najcięższy scenariusz
Jeżeli mimo wezwań sprawozdania nadal nie wpływają, sąd rejestrowy może pójść dalej niż grzywna. Ustawa o KRS przewiduje wszczęcie z urzędu postępowania o rozwiązanie podmiotu bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Jedną z przesłanek jest właśnie brak złożenia rocznych sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe mimo wezwania sądu.
Brzmi to abstrakcyjnie, dopóki nie zobaczy się skutków. Spółka znika z rejestru, ale jej sprawy zostają: umowy, rachunki bankowe, wierzytelności, zobowiązania i majątek, którego nikt nie rozliczył w normalnej likwidacji.
Dla wspólników oznacza to utratę kontroli nad procesem. Dla kontrahentów sygnał, który widać w rejestrze na długo wcześniej. Brak sprawozdań to zresztą jeden z pierwszych sygnałów ostrzegawczych przy weryfikacji partnera biznesowego, co opisuję w tekście o czytaniu raportu z KRS.
Terminy sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania oraz złożenia go w rejestrze: art. 52, art. 53 i art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Odpowiedzialność karna za niezłożenie sprawozdania we właściwym rejestrze sądowym: art. 79 pkt 4 tej ustawy. Postępowanie przymuszające, dodatkowy 7-dniowy termin i grzywna: art. 24 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. Rozwiązanie podmiotu bez postępowania likwidacyjnego: art. 25a i następne tej ustawy.
05Jak nadrobić kilka lat
Zaległość nadrabia się rok po roku, w kolejności chronologicznej. Nie da się objąć kilku lat jednym dokumentem, bo każdy rok obrotowy jest osobną jednostką rozliczeniową.
Przedostatni punkt bywa niespodzianką. Sprawozdanie za dawny rok podpisuje zarząd, ale pojawia się pytanie, który: ten z tamtego okresu czy obecny. Przy zmianach w składzie zarządu trzeba to ustalić przed podpisaniem, a nie po. Pomocny bywa wtedy tekst o zmianie zarządu w KRS.
06Czego nie da się obejść
Nie da się obejść trzech rzeczy i dobrze o nich wiedzieć, zanim ktoś zaproponuje skrót.
Po pierwsze, brak działalności nie zwalnia z obowiązku. Spółka bez jednej faktury też sporządza sprawozdanie, zatwierdza je i składa. Po drugie, nie da się złożyć sprawozdania za rok późniejszy z pominięciem wcześniejszego. Po trzecie, zamknięcie spółki nie kasuje zaległości, bo likwidacja wymaga uporządkowanej sprawozdawczości.
To, jak głęboko sięga problem, zależy od liczby zaległych lat, tego, czy księgi w ogóle istnieją, i od tego, czy toczy się już postępowanie przymuszające. Każdy z tych scenariuszy prowadzi się inaczej, a przy toczącym się postępowaniu liczy się także kolejność pism do sądu. Porządkowanie zaległości i kontakt z sądem rejestrowym prowadzę w ramach obsługi spraw rejestrowych.
Stan prawny: 10 sierpnia 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny. Sposób nadrobienia zaległości zależy od liczby lat, statusu zatwierdzenia dokumentów i akt konkretnej spółki.
Mateusz Kozłowski
Zajmuję się prawem spółek, rejestrami przedsiębiorców i codzienną obsługą firm. Pracuję w 100% online, z klientami z całej Polski. Ten artykuł ma charakter informacyjny. Sytuacja każdej spółki jest inna, więc jeśli sprawa dotyczy Ciebie, oceńmy ją indywidualnie, spokojnie i konkretnie.
Kilka lat bez sprawozdań? Da się to uporządkować
Ustalę, za które lata brakuje dokumentów, w jakiej kolejności je złożyć i jak odpowiedzieć sądowi, jeśli postępowanie już się toczy. Zapraszam do rozmowy o Twojej sprawie.